18 Recruiting Metriken, die Sie messen sollten

Die wichtigsten Recruiting Metriken, wieso und wie Sie diese messen sollten und welche Schlussfolgerungen Sie aus den Kennzahlen ziehen können.

Sourcing Metriken

1) Prozentualer Anteil der offenen Positionen:

Diese Recruiting Metrik mag zunächst vielleicht den Anschein erwecken, dass sie keine wertvollen Informationen liefert. Dennoch sollten Sie den prozentualen Anteil der offenen Stellen im Auge behalten, da eine hohe Anzahl hier viele Interpretationsmöglichkeiten bietet:

• Ihre hohe Nachfrage nach Mitarbeitern trifft auf ein geringes Angebot an Arbeitskräften
• Ihr Unternehmen ist unterdurchschnittlich leistungsfähig oder Sie haben eine niedrige Kundenbindungsrate
• Ihr Unternehmen befindet sich im Wachstum

Bei dieser Recruiting Metrik lassen sich saisonale Muster erkennen. Zudem können in grösseren Unternehmen die Werte nach Abteilung aufgeschlüsselt werden, damit Recruiting-Budgets besser bestimmt werden können.

Den prozentualen Anteil offener Stellen berechnen Sie folgendermassen:

2) Anzahl der Antragsteller:

Dies ist eine grundlegende aber wichtige Metrik, welche Sie beachten sollten. Die Anzahl der Bewerber sagt an sich zwar nichts darüber aus, wie viele geeignete Bewerber Sie anziehen. Aber sie sagt Ihnen etwas über die Beliebtheit Ihrer Stelle und darüber, wie gut Sie diese vermarkten.

Haben Sie jedoch zu viele Bewerber, kann dies bedeuten, dass Ihre Stellenausschreibung zu vage ist oder auch, dass der angebotene Lohn zu hoch ausfällt. Dann lohnt es sich, die Stellenausschreibung zu überarbeiten.

3) Quote der abgeschlossenen Bewerbungen:

Wie viele von denen, die Ihren Bewerbungsprozess bei Ihnen beginnen, reichen schlussendlich auch eine Bewerbung ein? Wenn Sie eine hohe Anzahl an Personen haben, welche Ihren Bewerbungsprozess nicht abschliessen, dann scheint es irgendwo ein Problem zu geben. Möglichkeiten dafür wären:

• Ihr Bewerbungsprozess ist zu lang oder zu komplex
• Technische Probleme (z.B. nicht für Mobilgeräte optimiert)
• Sie haben Bewerber um sensible oder irrelevante Informationen gebeten oder unzulässige Fragen gestellt

Sie können diese Recruiting Metrik nach Bewerbungsphasen aufschlüsseln, um herauszufinden, ob eine spezifische Phase eine höhere Austrittsrate aufweist als andere.

Die Quote an abgeschlossenen Bewerbungen wird wie folgt berechnet:

4) Anteil qualifizierter Bewerber (pro Sourcing Kanal)

Nur zu wissen, wie viele Bewerber Sie haben, reicht alleine oft nicht aus. Sie müssen wissen, woher Ihre hochwertigen Bewerber kommen. Oft wirbt man über mehrere Kanäle nach neuen Talenten. Dementsprechend brauchen Sie auch ein geeignetes ATS (Application Tracking System), um zu entschlüsseln, woher Ihre Bewerber kommen, und welche von diesen es in die nächste Runde schaffen.

Das Wissen um die Quote qualifizierter Kandidatenhilft Ihnen bei der Planung und Budgetierung zukünftiger Kampagnen, sowie bei der Optimierung der effektivsten Kanäle und Eliminierung aller, die nicht funktionieren.

Wenn Sie beispielsweise 100 Kandidaten aus einer Anzeige auf Social Media erhalten, jedoch davon nur 3 qualifiziert sind, Sie jedoch von einer bezahlten Stellenanzeige nur 20, aber dafür 9 qualifizierte Bewerber erhalten, dann lässt sich schlussfolgern, dass die Social Media Rekrutierung sich als ineffektiv erwiesen hat. Sie mag zwar verlockend klingen, da sie gratis ist, jedoch dürfen die internen Kosten hierbei nicht vergessen werden. Die 100 ‘gratis’ Bewerbungen sind mit mehr Zeitaufwand und höheren Bearbeitungskosten verbunden. Die Bestimmung ineffektiver Recruiting-Kanäle kann Ihnen somit helfen Geld zu sparen, indem Sie diese eliminieren.

Die Quote an qualifizierten Kandidaten wird wie folgt berechnet:

Dauer- und Kostenmetriken

5) Kosten der Einstellung:

Die Abschätzung der Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist die Grundlage für die Planung Ihres Recruiting-Budgets. Diese Metrik wird zwar von vielen Unternehmen beachtet, jedoch wird sie oft falsch berechnet.

Um zu wissen, wieviel Sie wirklich für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters zahlen, müssen Sie alle damit verbundenen internen sowie externen Kosten in die Rechnung einbeziehen. Beispielsweise:

• Werbekosten (Jobbörsen, etc.)
• Verwaltungskosten
• Arbeitskosten (Zeit, die das Rekrutierungspersonal für das Verfassen der Stellenbeschreibung und Durchführung von Interviews benötigt hat)
• Ausgaben für Kandidaten
• Produktivitätsverluste aufgrund der offenen Vakanz

Anschliessend müssen die Werte nur noch in die folgende Formel eingetragen werden:

6) Zeit bis zur Einstellung:

Simpel gesagt ist dies schlichtweg die Zeit, die benötigt wird, um einen Mitarbeiter an Bord zu holen. Sie können diese Kennzahl aber nach Ihren Wünschen aufschlüsseln:

• Die Zeit zwischen der ersten Kontaktaufnahme eines Kandidaten und seiner Einstellung
• Die Zeit, die der Kandidat benötigt, um die Rolle tatsächlich zu übernehmen
• Die durchschnittliche Zeit für die Einstellung verschiedener Positionen
• Die Zeitunterschiede für die Besetzung verschiedener Positionen

Durch diese Metrik können Sie entschlüsseln, ob Ihre Einstellungszeiten zu lang sind. Dies zu verhindern ist aus zwei Gründen wichtig: Lange Einstellungszeiten sind verbunden mit  höheren Verwaltungskosten und mit über lange Zeiträume unbesetzten Vakanzen. Des Weiteren kann die Minimierung von Einstellungszeiten dazu beitragen, die Candidate Experience zu verbessern. Langwierige Bewerbungsverfahren können die Bewerber abschrecken.

Die Berechnung dieser Metrik erfolgt folgendermassen:

7) Zeit in jeder Einstellungsphase:

Diese Kennzahl dient zur Aufschlüsselung der verschiedenen Phasen, welche die Gesamtzeit für die Einstellung ausmachen. Mithilfe von Ihrem ATS sollten Sie in der Lage sein, den Zeitaufwand der Kandidaten in den Einzelschritten des Einstellungsverfahrens zu sehen. Dies ist nützlich, um Engpässe im Einstellungsprozess zu identifizieren.

Berechnet wird diese Metrik folgendermassen:

8) Feedback-Geschwindigkeit:

Diese Metrik beschreibt, wie schnell der einstellende Manager nach dem Vorstellungsgespräch Kontakt mit dem Kandidaten aufnimmt. Im Idealfall sollte dies innerhalb von 2-3 Tagen nach dem Interview geschehen. Dauert dies länger, besteht die Gefahr, Kandidaten zu verlieren oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Lange Wartezeiten wirken sich negativ auf die Candidate Experience aus.

Die Feedback-Geschwindigkeit lässt sich wie folgt berechnen:

Candidate Experience Metriken:

9) Candidate Experience (Net Promoter Score):

Die Candidate Experience hat in den letzten Jahren an immer mehr Bedeutung gewonnen und ist ein wichtiger Bestandteil der Recruiting-Analyse geworden. Messen können Sie die Candidate Experience durch eine Zufriedenheitsumfrage bei allen Kandidaten, eine gängige Methode dafür ist der Net Promoter Score.

Die Kandidaten werden hierbei gefragt:

“Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Erfahrung einem Freund oder Kollegen empfehlen, auf einer Skala von 1-10?”

Bewertungen von 9 bis10 werden hierbei als ‘Promoter’ klassifiziert, Bewertungen von 1 bis 6 Punkten als ‘Kritiker’. Subtrahieren Sie den Prozentsatz der Kritiker von dem Prozentsatz der Promoter, und schon haben Sie den Net Promoter Score berechnet.

10) Rückmeldungsquote der Kandidaten:

Sobald Sie mit Kandidaten Kontakt aufnehmen – egal ob per E-Mail oder Telefonanruf – sollten Sie verfolgen, wie viele Antworten Sie erhalten. Alle Kandidaten, welche auf Ihre Kontaktversuche reagieren, fallen unter die Rückmeldungsquote. 

Gemessen werden können beispielsweise:

• Anzahl der Kandidaten, die auf eine E-Mail antworten
• Anzahl der Kandidaten, die einer E-Mail nachgehen und die Bewerbung in die nächste Runde bringen
• Anzahl der Kandidaten, die zurückrufen, wenn Sie eine Voicemail hinterlassen haben
• Anzahl der Kandidaten, die ein Telefongespräch weiterverfolgen und die Bewerbung vorantreiben

Indem Sie diese Kennzahlen messen, können Sie herausfinden, auf welchem Kanal der persönliche Kontakt zu Kandidaten am besten und auf welchem er am schlechtesten funktioniert.

11) Annahmequote des Angebots:

Wie viel Prozent der Kandidaten, denen Sie eine Stelle anbieten, akzeptieren diese auch?

Diese Rekrutierungsmetrik kann Ihnen wertvolle Informationen über den Gesamterfolg Ihres Rekrutierungsprozesses sowie über die Qualität Ihrer Candidate Experience geben. Wenn die Quote niedrig ist, läuft in der Regel etwas schief.

Leider sagt diese Kennzahl alleine nicht aus, worin das Problem besteht. Sie müssen also tiefer graben, um die Antwort zu erhalten:

• Vielleicht waren das Gehalt oder die Anreize nicht wettbewerbsfähig genug?
• Wurden die Kandidaten durch einen langwierigen Einstellungsprozess abgeschreckt?
• Stimmt etwas nicht mit der Interviewform?

12) Verhältnis von Interview zu Angebot:

Ihr Verhältnis von Interview zu Angebot gibt an, wie viele Interviews Sie pro Einstellung durchführen mussten. Durchschnittlich sollte dieser Wert bei bis zu drei Interviews pro Einstellung liegen, mehr als das und Sie verschwenden wertvolle Ressourcen.

Wenn Sie eine grosse Anzahl an Kandidaten interviewen, bevor Sie Ihre offene Stelle besetzen können, kann dies ein Indikator sein, dass Ihre Entscheidungsprozesse verschärft werden müssen. Es kann auch ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Personalchef zu streng oder zu unentschlossen ist.

Berechnet wird das Verhältnis wie folgt:

13) Gründe für den Rücktritt von Kandidaten:

Haben Sie viele Kandidaten, die in der Interviewphase aussteigen oder Stellenangebote ablehnen? Sie können eine Rekrutierungsmetrik verwenden, um die Gründe für dies zu identifizieren.

Häufige Anlässe für den Rückzug sind grosse Entfernungen, ein niedriges Gehalt oder bessere Stellenangebote bei der Konkurrenz.

Wenn Sie wissen, warum Bewerber abgesagt haben, können Sie Trends erkennen und Ihre Einstellungsprozesse verbessern. Sie können anhand eines Fragebogens nach Gründen fragen und Antworten protokollieren. Dies kann vorgewählte Antworten zur Auswahl haben, um dem Kandidaten das Ausfüllen zu erleichtern.

Qualität der Einstellung

14) Qualität der Einstellung:

Das Messen von Recruiting Metriken hört nicht am Ende des Recruiting-Prozesses auf. Sie müssen nachverfolgen, wie gut die von Ihnen eingestellten Mitarbeiter abschneiden. Behalten Sie die Leistung aller neuen Mitarbeiter während des ersten Jahres nach der Einstellung im Auge. Dadurch erfahren Sie, wie gut Ihre persönliche Leistung bezüglich der Einstellung hochqualifizierter Talente ist. Zudem können Sie Underperformer erkennen und die passenden Massnahmen ergreifen.

Für die Berechnung dieser Metrik müssen Sie für sich selber definieren, welche Faktoren einen guten Mitarbeiter ausmachen. Beispiele hierfür wären die Arbeitsleistung oder der Cultural Fit des neuen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur. Für jeden Ihrer bestimmten Faktoren geben Sie dem Mitarbeiter dann eine Punktzahl, beispielsweise zwischen 1 und 100. Schlussendlich muss diese Punktzahl durch die Gesamtzahl an Faktoren dividiert werden.

Mit diesen Ergebnissen können Sie die Gesamterfolgsquote Ihrer Einstellungen berechnen. Entscheiden Sie hierbei selber, was für ein Stellenwert eine erfolgreiche Einstellung ausmacht.

15) Interne vs. externe Einstellungen:

Erhalten Sie bessere Ergebnisse von intern beförderten oder von extern rekrutierten Mitarbeitern? Die obige Metrik kann Ihnen einen Einblick geben, durch welchen Recruiting Weg Sie effektiver und besser rekrutieren. Diesen Einblick gewinnen Sie, indem Sie die Qualität der Einstellung von internen und externen Einstellungen separat berechnen und anschliessend vergleichen.

Interne Einstellungen sind vielleicht günstiger, schneller und einfacher, jedoch garantieren Sie keine bessere Qualität im Vergleich zu externen Einstellungen.

16) Zufriedenheit des Einstellungsmanagers:

Wie zufrieden ist der Personalchef oder die Personalchefin mit der Qualität der Kandidaten? Eine subjektive Zufriedenheit-Kennzahl vervollständigt die quantitativen Metriken mit einer qualitativen Dimension. Hierdurch können Sie beispielsweise erkennen, ob Sie zwar qualifizierte Mitarbeiter rekrutieren, diese jedoch kein guter Cultural Fit sind.

Befragen Sie für diese Metrik den/die Personalchef/in nach seiner Zufriedenheit, indem Sie diese Person eine Umfrage bezüglich der Bewertung der Qualität der Bewerber ausfüllen lassen. Anschliessend können Sie folgende Formel anwenden:

Mitarbeiter-Metriken

17) Mitarbeiterempfehlungen:

Mitarbeiterempfehlungen umfassen Kandidaten, welche von bestehenden Mitarbeitern des Unternehmens empfohlen wurden. Studien haben belegt, dass diese Art der Einstellung mehrere Vorteile mit sich bringt. Jobvite erkannte beispielsweise, dass Mitarbeiterempfehlungen:

• Höhere Einstellungsraten haben
• Schnellere Einstellungen ergeben
• In niedrigeren Fluktuationsraten resultieren

Hierzu gibt es zwei Berechnungen, je nach Fokus:

18) Mitarbeiterbindungsrate:

Eine hohe Fluktuationsrate kann ein schwerwiegendes Problem darstellen. Studien haben bewiesen, dass die Umsatzkosten, welche durch die Fluktuation entstehen, höher sein können als 200 % des jährlichen Gehaltes so mancher Fachkräfte.

Wenn Sie also eine hohe Fluktuation in Ihrem Geschäft haben, sollten Sie dieses Problem so schnell wie möglich lösen. Mögliche Gründe für eine hohe Fluktuation beinhalten Probleme bei Ihnen als Arbeitgeber oder darin, dass Sie weniger engagierte Bewerber für die Rolle gewinnen.

Die Mitarbeiterbindungsrate berechnen Sie wie folgt:

Wenn Sie diese 18 Metriken messen, und die dadurch erkannten Probleme lösen, wird Ihr Recruiting-Prozess effektiver, kostengünstiger und garantiert qualifizierte Mitarbeiter. Es lohnt sich also, diese Kennzahlen zu messen.

Quelle: toggl.com