Die Vorauswahl konzentriert sich – im Gegensatz zur Feinanalyse – auf die unabdingbaren Anforderungen (Muss-Kriterien), die der Bewerbende erfüllen muss. Die Vorauswahl trägt dazu bei, dass die Personalbeschaffung möglichst effizient und kostengünstig und gegenüber den Bewerbenden schnell, offen und fair abläuft. Ziel – aus der Optik der Personalverantwortlichen – ist die Beurteilung von Bewerbungsunterlagen und die Auswahl derjenigen, die eingehenden Analysen unterzogen werden sollen.
Formelle Kriterien
Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen
- Begleitschreiben
- Lebenslauf (CV)
- Foto
- Kopien der Zeugnisse (Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse)
- Kopien der Diplome
- evtl. Referenzliste
- Handschriftprobe (nur wenn explizit gefordert!)
Äusserlichkeiten der Bewerbungsunterlagen
- Verpackung bzw. Form des Anhangs bei elektronischen Bewerbung
- Sauberkeit der Unterlagen
- Art des Papiers
- Foto-Qualität
- Zusammenstellung der Unterlagen
- Struktur, Layout und Farbwahl
- Grammatik, Rechtschreibung
- Datum auf allen Dokumenten
Begleitschreiben
- individualisiert
- persönlich
Verpackung / Anhang
- Als ZIP Datei oder als übersichtliche PDF-Dateien
- Alle Dateien sauber und sinnvoll benannt
- Falls per Post:
- ansprechende Mappe
- genügend grosser Briefumschlag
- Briefumschlag ausreichend frankieren
Inhaltliche Kriterien
- Motivation des Bewerbenden
- aktuelle Beschäftigung
- Grund für den Wechsel
- möglicher Eintrittstermin
- Sprache, Formulierung
- Lückenlosigkeit
- Laufbahn-Entwicklung
- Dauer der einzelnen Beschäftigungen
- Tätigkeitsschwerpunkte
- Zusatzqualifikationen
- Weiterbildungsaktivitäten
- ausserberufliche Aktivitäten
- Kündigungsgrund
- Zukunftswünsche
Muss-Kriterien
- spezielle Fachkenntnisse
- Länge der Berufserfahrung
- verlangte Aus- oder Weiterbildung
- geforderte Sprachkenntnisse
- Indizien für Mobilität(swillen)
- Länge und Art der Führungserfahrung (sofern es sich um eine Führungsposition handelt)
- Alter
- Geforderte Eigenschaften (oft Annahmen aufgrund der Dossier-Analyse; z.B. exaktes, strukturiertes und sauberes Arbeiten)
Interpretationen
- Form und Aufbau der Unterlagen: Hinweise auf das Stil- und Formempfinden und den Arbeitsstil
- Vollständigkeit der Unterlagen: Eindruck bezüglich Seriosität, Hinweise auf das Differenzierungs- und Strukturierungsvermögen
- Begleitbrief: Eindrücke über die Selbstdarstellung, sprachliches Ausdrucksvermögen, Selbsteinschätzung bezogen auf die Anforderungen, Argumentationsgeschick, Motivation für diese Position
- Lebenslauf: Folgerichtigkeit der Ausbildung, roter Faden durch die Ausbildung und Berufstätigkeit, Konsequenz (Angefangenes auch zu Ende gebracht), Beschäftigungsdauer pro Arbeitgeber, erworbene Fachkenntnisse
- Zeugnisse: Ausbildungsabschlüsse, Arbeitszeugnisse, Bestätigungen
- Ausbildungszeugnisse: meistens von geringerer Bedeutung als Arbeitszeugnisse
- Arbeitszeugnisse: Vollständigkeit (Angaben zur Person, Zeitdauer, Funktionen, Aufgaben, Beurteilung, Schlusssatz, Datum und Unterschrift), Thema und Stil der Beurteilung über mehrere Zeugnisse hinweg, lassen evtl. Rückschlüsse auf die menschlichen Qualitäten und das Sozialverhalten zu
- Referenzen: nur bedingte Aussagekraft, da Bewerbende oft nur ihnen positiv gestimmte Personen nennen
Für Schnell-Leser
- Aussehen, Gliederung, Gestaltung, Übersichtlichkeit
- Stil, Ausdruck, Sprache
- Inhalt, Informationsgehalt
- Vollständigkeit / (Lebenslauf-)Lücken
- Zeitfolgeanalyse (Häufigkeit der Arbeitsplatzwechsel)
- Positionsanalyse (berufliche Entwicklung)
- Leistungs-, Verhaltens- und Führungsbeurteilung (Zeugnissprache)
- Trennungsgründe